HubSpot–Pretix Event Synchronisation

Ein automatisierter HubSpot–Pretix-Workflow überführt Kontakte aus Event-Listen in verifizierte Registrierungen, verhindert Duplikate und schafft eine nachvollziehbare Sync-Historie.

Der Kunde veranstaltet regelmäßig Präsenz- und Hybrid-Events als festen Bestandteil von Marketing und Community Engagement.

Für jedes Event waren zwei Systeme beteiligt: HubSpot, wo Events angelegt und vermarktet sowie Kontaktlisten gepflegt werden, und Pretix als Ticketing- und Registrierungsplattform, über die Teilnehmende ihre Tickets erhalten.

Zwischen beiden Systemen bestand keine Verbindung. HubSpot wusste nicht, wer bereits ein Pretix-Ticket hatte, und Pretix wusste nicht, wer aufgrund der HubSpot-Marketinglisten eingeladen beziehungsweise registriert werden sollte.

Das Projekt schloss genau diese Lücke: mit einem standardisierten Setup-Prozess für neue Events und einem individuellen automatisierten Workflow, der HubSpot-Listenmitgliedschaften direkt in Pretix-Tickets überführt – inklusive Schutz vor Duplikaten und einer nachvollziehbaren Kontrolle, dass jeder Lauf wie erwartet ausgeführt wurde.

Der Kunde brauchte eine verlässliche Garantie, dass jeder Kontakt auf einer HubSpot-Event-Marketingliste tatsächlich ein entsprechendes Pretix-Ticket erhält – ohne dass jemand manuell Listen vergleichen und Bestellungen einzeln anlegen muss.

Vor dem Projekt gab es diese Sicherheit nicht. Der Prozess hing vollständig davon ab, dass eine Person die HubSpot-Liste mit Pretix abglich und fehlende Tickets manuell anlegte. Daraus entstanden drei konkrete Risiken:

• Fehlende Registrierungen: Ein korrekt auf einer HubSpot-Marketingliste eingetragener Kontakt konnte ohne gültige Pretix-Registrierung bleiben, wenn er beim manuellen Abgleich übersehen wurde.
• Doppelte Einträge: Da kein System zuverlässig dokumentierte, wer bereits eine Pretix-Bestellung hatte, konnten Personen mehrfach registriert werden. Das führte zu Bereinigungsaufwand und verfälschten Teilnehmerzahlen.
• Keine eindeutige Datenbasis für Teilnahmen: Da Registrierungsdaten manuell und getrennt von der zugrunde liegenden Marketingliste gepflegt wurden, fehlte eine belastbare Antwort auf die Frage, wer tatsächlich an einem Event teilnimmt – relevant für Kapazität, Catering, Personalplanung und das Follow-up nach dem Event.

Da Events regelmäßig stattfinden, war dies kein einmaliges Problem. Mit jedem neuen Event wiederholte sich dasselbe manuelle Risiko.

Vor dem Projekt arbeiteten die beiden Systeme unabhängig voneinander und hatten mehrere konkrete Lücken:

• Kein nativer Sync-Pfad. Events wurden in HubSpot Marketing Events angelegt und verfolgt, Pretix konnte jedoch weder HubSpot-Listenmitgliedschaften auslesen noch Teilnahmedaten automatisch zurückspielen.
• Nur manuelles, filterbasiertes Listen-Matching. Die Zuordnung von Kontakten zu Events basierte auf manuell erstellten HubSpot-Listen, gefiltert über die benutzerdefinierte Property pretix_event_slugs. Diese zeigte, wer teilnehmen sollte, erzeugte aber keine Pretix-Bestellung.
• Keine Deduplizierungslogik. Es wurde nicht geprüft, ob ein Kontakt bereits eine Pretix-Bestellung hatte. Dadurch bestand bei jeder erneuten Bearbeitung das Risiko doppelter Tickets.
• Manuelle Berechtigungen pro Event. Organizer- und Team-Berechtigungen in Pretix mussten für jedes neue Event separat eingerichtet werden, bevor eine Integration auf Teilnehmerdaten zugreifen konnte.
• Kein standardisierter Setup-Prozess. Ohne dokumentierten Ablauf mussten dieselben Konfigurationsschritte bei jedem neuen Event erneut zusammengesucht und durchgeführt werden.

Die Lösung wurde in drei Bausteinen umgesetzt:

1. Standardisiertes Pretix-Event-Setup und Team-Konfiguration

Für jedes neue Event wurde ein wiederholbarer 10-Schritte-Prozess dokumentiert und umgesetzt. Dazu gehört unter anderem die verpflichtende Erfassung der E-Mail-Adresse pro Ticket über Ask and require input. Die E-Mail-Adresse dient als Join Key, um Pretix-Teilnehmende wieder HubSpot-Kontakten zuzuordnen.

Zusätzlich müssen der korrekte Organizer gewählt und dem Integrationsteam eventbezogene Berechtigungen erteilt werden. Pretix vergibt diesen Zugriff bei neuen Events nicht automatisch.

2. HubSpot–Pretix Event Sync

Pretix-Events wurden mit HubSpot Marketing Events verbunden, sodass Registrierungszahlen, Teilnahme und Engagement direkt im HubSpot Marketing Events Dashboard sichtbar sind. Teams können Anwesenheiten und No-Shows prüfen, ohne für jeden Check zu Pretix wechseln zu müssen.

3. Individueller automatisierter List-to-Order-Workflow

Der geplante HubSpot-Workflow läuft täglich um 9:30 Uhr CEST. Zum dokumentierten Stand war er zunächst auf einen Testkontakt begrenzt, bevor der vollständige Rollout erfolgt.

Der Workflow nutzt zwei Custom-Code-Actions:

• Code 1: Durchläuft HubSpot Marketing Events über die API, filtert Events mit dem Flag uploaded_to_pretix und liest den jeweiligen pretix_event_slug aus.
• Code 2: Ruft über pretix_event_slugs die zugehörige HubSpot-Kontaktliste auf, lädt alle Kontakte und bestehenden Pretix-Bestellungen und erstellt nur dann eine neue bezahlte Bestellung über 0,00 €, wenn noch keine Registrierung vorhanden ist.

Pagination und Duplikatvermeidung

HubSpot-Kontaktlisten und Pretix-Bestellungen können sich über mehrere API-Seiten erstrecken. Deshalb verarbeitet die Implementierung die relevanten Cursor wie after, offset oder vidOffset, statt davon auszugehen, dass eine einzelne Response alle Datensätze enthält.

Die E-Mail-basierte Duplikatsprüfung macht den Workflow wiederholbar, ohne doppelte Registrierungen zu erzeugen.